CS2課有川です。最近ヨーヨーにハマっています。 スモールステップで一つづつトリックの習熟度、完成度を高めていく工程が、エンジニアの習熟過程にかなり近いです。 エンジニアは全員ヨーヨーをやるべきです。（暴論）
はじめに
さて。 今回のブログでは、昨年9月から私にお任せ頂いておりますプロジェクトにおいて、以下のような課題があり、私にはとても管理しきれる状態ではありませんでした。
- 29あるBacklogプロジェクト（まともに稼働してないプロジェクトも含めると50以上ありますが）の課題管理が煩雑すぎた
- 各課題が担当者ごとに個人管理され、PMが全体把握するには担当者との会話など、コミュニケーションコストが必須だった
- リマインド漏れによる課題の放置や期限忘れが多発し、全体管理者であるPMの記憶力依存になっていた
→結果として、進捗確認の工数が増え、本来やるべき作業や意思決定に時間を割くのが難しい状態だった
そんな状態を、Backlog→Jira自動連携と通知自動化で一掃した話をします。 この記事では、課題だった運用と、それをどう設計・実装して解決したかをアーキテクチャ込みで紹介します。
何を作ったのか（導入後）
「Backlogで起票された瞬間にJiraボードへ自動反映する仕組み」を構築しました。 さらに、担当者・期日・ボール種別に応じて、ラベル付与と列移動を自動化しました。
実装した主機能
- どのBacklogプロジェクトで起票されても、Jiraボードにカードを自動作成
- 起票時に現任者が指定されていればそのまま担当者に設定
- 退任者が指定されている場合は 要担当者変更 ラベルを付与（現任者に変更されたら自動削除）
- 期日未設定の場合は 要期日設定 ラベルを付与（期日設定後は自動削除）
- お客様ボールの課題は お客様対応中 列へ自動移動し、SWXボールと視覚的に分離
付随機能（別コードで拡張）
- 毎朝8時に、期日が近い課題／当日期日／期限超過を担当者へメンション通知
- 毎晩19時に、その日の課題遷移を担当者別に集計して通知
- 8時と19時の通知時、期日未設定課題が残っていれば「なまはげアラート」※1で注意喚起
- 完了課題は完了から365日経過で自動アーカイブ
※1 なまはげの顔文字です。「わるいごいねがー」のアレです。👹
アーキテクチャ概要
全体は「イベント駆動＋定期実行」の2系統で構成しています。
【リアルタイム連携系】
【定期監視・通知系】
設計で効いたポイント
- 担当者種別（現任者／退任者／お客様）を先に判定し、遷移先とラベルを機械的に決める
- ラベルは「付与だけ」ではなく「解消条件で削除」まで自動化し、運用負債を残さない
- お客様ボールを列で分離し、PMが見るべき課題を一目で判別可能にした
- 通知は担当者単位でまとめ、読む側の認知負荷を最小化した
これらの施策により、各担当者はBacklog側の操作をやれば、JIRAがそれに応じて勝手に動くので JIRAの運用を一切意識しなくていい（見るだけでOK）状態になりました。 それゆえに、Backlogの操作についてルールをきちんと決めていくことが重要になります。
Backlog運用ルール
我々は、Backlog運用ルールを以下のように定めました。
ただしそんなきっちりかっきりやると後々つらいので、努力目標程度です。
ダメならなまはげに怒ってもらえばいいや
- 課題起票時には読んで欲しいお客様を担当者に、ステータスを「未対応」にする
- 課題を受け持つ際は自身を担当者に、ステータスを「処理中」にする
- サーバーワークスとしての残タスクが無い状態（お客様の確認待ちなど）になったら、ステータスを「処理済み」にし、確認完了時に「完了」に遷移してもらうよう促す
- 期日についてはあとから延伸するなどもお客様許可次第で全然OKなので、仮でもいいのでとにかく確実に設定を投入する
※お客様が起票する時はこれらのルールに準拠してない事もあると想定されたため、いくらか想定パターンを用意してLambda側で対応可能なよう準備していましたが、考慮外のパターンは修正可能な軽微なものが大半で、2月からは現在は考慮外パターンの発生を確認出来ていません。
導入効果
- 29プロジェクト横断の見える化を実現
- 「会話しないと状況がわからない」状態を解消
- 期限未設定・放置課題の検知が自動化され、抜け漏れを抑止
- 完了課題の自動アーカイブでボードのノイズを継続的に削減
- PMの記憶力依存から、仕組み依存の運用へ移行
この施策によりチーム全体として課題確認の工数が1/5程度に圧縮され、仮運用を開始した1月以降、課題の抜け漏れによるクレーム件数は0となっています。
まとめ
今回の改善は、単なる連携ではなく「課題管理の判断ルールをシステムに実装した」ことが本質となります。 起票から完了後アーカイブまでを自動でつなぎ、各課題の運用属人化を減らすと同時に課題確認の時間を圧縮出来たことが最大の成果となります。 プロジェクト全体の課題管理自体に課題感を持っていらっしゃる方には、まず担当者判定・ラベル運用・通知設計の3点から着手することをお勧め致します。
あとがき
ちなみに私、コーディングが大の苦手です。この取り組み自体、コーディングにAIエージェントを利用し、レビューもAIスキルを利用し、テストもAIスキルを利用してデプロイまで実施しています。 このネタもそのうちブログで書こうかと思ってますが、まだ習熟段階なのでもーちょい枯れたら書きますね。 あと、このブログ記事の画像もAIに生成してもらってますので、アラが目立ちますが何卒お許しください。
