Boxを活用してPPAPを減らしていこう

記事タイトルとURLをコピーする

サーバーワークスで、情報システムを担当している宮澤です。
ルイス・ハミルトン選手の7度のワールドチャンピオン決定は本当にすごかったですね。

先日、平井卓也デジタル改革担当相が、"霞が関でパスワード付きzipファイルを廃止"というニュースが話題になっていました。
"パスワード付きzipファイル"、俗に言うPPAPなのですが、これを政府が廃止するというのは、いい方向に向かうきっかけになりそうですね。
www.itmedia.co.jp

ということで、今回はBoxを利用して、ファイルの受信を簡単にできる方法を紹介します。

ファイルリクエスト機能

今回紹介するのはBoxのファイルリクエスト機能です。
これは、Boxのアカウントを持たないユーザーに対して、安全にファイルを送ってもらえる機能で、いわゆるファイルアップローダーのような機能をBoxが提供してくれるイメージです。
ファイルを送信するユーザーは提供されたURLにアクセスすることで、ファイルをアップロードすることができます。 support.box.com

管理者側での設定

管理者アカウントでBoxにログインし、"Enterprise設定 > コンテンツと共有"を開きます。

f:id:miyazawa24:20201119095854p:plain

そして、"ファイルリクエスト"という項目があるので、それぞれ設定を行います。
推奨設定としては、以下の図のように"ユーザー構成"を"すべての管理対象のユーザーに対してファイルリクエストを有効化"、"権限を構成"を”所有者/共同所有者および編集者”とすることです。 こうすることで、組織内のBoxのユーザーがファイルリクエストを利用することができます。

f:id:miyazawa24:20201119100007p:plain

最後に、忘れずに右上の"保存"を押して、設定を完了します。

f:id:miyazawa24:20201119100706p:plain

ユーザー側の利用設定

ユーザーはファイルをアップロードしてもらいたいフォルダを開き”・・・>ファイルリクエスト”を押します。

f:id:miyazawa24:20201119102154p:plain
ファイルリクエスト設定
すると、ファイルリクエスト機能が有効化され、アップロードフォームのURLが自動的に発行され、クリップボードにコピーされます。
f:id:miyazawa24:20201119102830p:plain
ファイルリクエストURL
上記の画面で"編集"を押すと、アップロードフォームに説明文などが追加できます。
f:id:miyazawa24:20201119102930p:plain
説明欄
アップロードフォームのURLを開くと以下のように表示され、簡単かつ安全にファイルを受け取ることができます。
f:id:miyazawa24:20201119104051p:plain

まとめ

Boxの機能を使うことで、ファイルの受け取りにメールの添付を使わず、安全に行うことができます。 このような機能が徐々に標準となれば、PPAPは"Password付きzipファイルを送ります、Passwordを送ります、An号化、Protocol"ではなく"ペンパイナッポーアッポーペン"だけになると思います。

宮澤 慶 (記事一覧)

情報システム 管理者 兼 プリセールスエンジニア