サーバーワークスで、情報システムを担当している宮澤です。
ルイス・ハミルトン選手の7度のワールドチャンピオン決定は本当にすごかったですね。
先日、平井卓也デジタル改革担当相が、"霞が関でパスワード付きzipファイルを廃止"というニュースが話題になっていました。
"パスワード付きzipファイル"、俗に言うPPAPなのですが、これを政府が廃止するというのは、いい方向に向かうきっかけになりそうですね。
www.itmedia.co.jp
ということで、今回はBoxを利用して、ファイルの受信を簡単にできる方法を紹介します。
ファイルリクエスト機能
今回紹介するのはBoxのファイルリクエスト機能です。
これは、Boxのアカウントを持たないユーザーに対して、安全にファイルを送ってもらえる機能で、いわゆるファイルアップローダーのような機能をBoxが提供してくれるイメージです。
ファイルを送信するユーザーは提供されたURLにアクセスすることで、ファイルをアップロードすることができます。
support.box.com
管理者側での設定
管理者アカウントでBoxにログインし、"Enterprise設定 > コンテンツと共有"を開きます。
そして、"ファイルリクエスト"という項目があるので、それぞれ設定を行います。
推奨設定としては、以下の図のように"ユーザー構成"を"すべての管理対象のユーザーに対してファイルリクエストを有効化"、"権限を構成"を”所有者/共同所有者および編集者”とすることです。
こうすることで、組織内のBoxのユーザーがファイルリクエストを利用することができます。
最後に、忘れずに右上の"保存"を押して、設定を完了します。
ユーザー側の利用設定
ユーザーはファイルをアップロードしてもらいたいフォルダを開き”・・・>ファイルリクエスト”を押します。
まとめ
Boxの機能を使うことで、ファイルの受け取りにメールの添付を使わず、安全に行うことができます。 このような機能が徐々に標準となれば、PPAPは"Password付きzipファイルを送ります、Passwordを送ります、An号化、Protocol"ではなく"ペンパイナッポーアッポーペン"だけになると思います。
宮澤 慶 (記事一覧)
コーポレートエンジニアリング部 情報システム 管理者
